Einstellungen

Scanordner

Der Scanordner kann für einen oder mehrere Mitarbeiter festgelegt werden. Beim Einstellen des Scanordners wird ein Name vergeben, weiters kann man noch eine Anmerkung angeben und als wichtigste Eingabe ist der Ordnerpfad, in welchem die Belege abgespeichert worden sind.

• Name:
  Es kann ein Name für jeden Scanordner vergeben werden, der dann im Bereich Belege hinzufügen / Belege Scanordner angezeigt wird.

• Ordner für Mitarbeiter:
  Scanordner können einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden, danach sehen nur die ausgewählten Mitarbeiter diesen (kanzleiweiten) Scanordner.

• Anmerkung:
  Notiz zu diesem Scanordner.

• Ordnerpfad:
  Im Ordnerpfad wird der am Laufwerk angelegte Scanordner hinterlegt.

• Dokumente / Belege importieren:
  Je nach Aktivierung steht dieser Scanordner in der RZL KIS-Dokumentenverwaltung bzw. in der RZL Board Belegverarbeitung zur Verfügung.

• Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund ausführen:
  Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zur Texterkennung nur bei ausgewählten Scanordnern ausgewählt wurde. Grundsätzlich wird empfohlen, Texterkennung im Hintergrund generell zu aktivieren. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) vollautomatisch im Hintergrund ausgeführt, sobald neue Belege in einem Scanordner vorhanden sind und das RZL Board gestartet ist.

• Belege für schnelleren Zugriff lokal kopieren:
  Bei Aktivierung dieser Option werden die Belege für die Bearbeitung lokal zwischengespeichert und die Zugriffe auf den Scanordner auf ein Minimum reduziert. Diese Einstellung ist bei einer langsamen oder instabilen Verbindung zum Scanordner zu empfehlen.

• Belege automatisch zuordnen:
  Im gewählten Scanordner kann der Klient sowie der Belegkreis vordefiniert werden.

Belegschablone

Die bisher angelegten Belegschablonen werden in einer Liste angezeigt. Schablonen können hier gelöscht oder auch umbenannt werden. Weiters werden noch Informationen, wie das Erstellungsdatum, der Ersteller und die letzte Änderung der Schablone angezeigt. Schablonen können einfach über die oben angeführten Funktionen importiert sowie exportiert werden.

Texterkennung (OCR)

Stempel

In diesem Menü können diverse Stempel für die Belege konfiguriert werden.

Buchungsstempel

Der Buchungsstempel kann hierbei vollkommen eigenhändig gestaltet werden. Dabei kann die Schriftart, die Schriftgröße und die Schriftfarbe geändert werden. Die angeführten Informationen unterhalb des Bildes, können hierbei ausgewählt werden. Die Informationen werden dann automatisch aus dem Buchungssatz, bei welchem der Beleg anhängt ausgefüllt. Weiters kann man bei der Erstellung des Stempels, mittels einer Vorschau, sich ein besser Bild machen.

• Dateiname: Name, unter welcher die Datei gespeichert ist

• Klient: Nummer und Name des Klienten

• Belegkreis: zB ER, AR, KA, …

• Belegart: Eingangsbeleg, Ausgangsbeleg …

• Belegnummer: fortlaufende Nummer

• Fremdbelegnummer: Rechnungsnummer des Beleges

• Belegdatum: Datum des Beleges

• Gesamtbetrag: Bruttobetrag

• Buchungssatz: Soll/Haben

• Gebucht von: Name des Erfassers

• Gebucht am: Datum der Erfassung

• Buchungstext: erfasster Text beim Buchen

• Kommentar: Vermerk der beim Beleg erfasst wird

• Importdatum: wann der Import stattgefunden hat

• Importiert von: von dem der Import durchgeführt wurde

• Belegeingangsdatum: Buchungsdatum

• Bezahlt am: Datum der durchgeführten Zahlung

• Quelle: ect. …

• Steuercodes: gebuchter Steuercode

Freigabestempel/Kommentarstempel

Bei dem Freigabe- und Kommentarstempel kann nur die Schriftart, die Schriftgröße und die Farbe konfiguriert werden.

Stempelposition

In diesem Konfigurator kann die Position des ungebuchten und gebuchten Stempels bestimmt werden.

Grundeinstellungen

In den Grundeinstellungen lassen sich Registerpunkte aus- oder einblenden, Funktionen ein- oder ausschalten und weitere benutzerdefinierte Optionen festlegen.

• Belege hinzufügen: Mit dieser Option können Belege mittels Drag&Drop, direkt eingefügt werden. Hierzu wird kein Scanordner oder Verzeichnis benötigt.

• Klientenportal-Belege: Mit dieser Option wird beim Öffnen eines Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege vom Klientenportal noch abzuholen sind.

• Finmatics Belege: Mit dieser Option wird beim Öffnen eines Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege von Finmatics noch abzuholen sind.

• Name/Anschrift mit UID-Nummer über FinanzOnline auslesen: Mit dieser Option wird bei einer Belegdatenerkennung der Name und die Anschrift des Rechnungsaussteller (bei Eingangsbelegen) bzw. des Rechnungsempfängers (bei Ausgangsbelegen) über die UID-Nummer bei FinanzOnline ausgelesen. Somit haben Sie später in der Liste der ungebuchten Belege eine bessere und schnellere Übersicht über die Belege.
  Die einmal vorgekommenen UID-Nummern werden für eine gewisse Zeit zwischengespeichert, damit bei Lieferanten, die häufig vorkommen, nicht jedes Mal bei FinanzOnline abgefragt werden muss.

• GLN der Lieferanschrift als Kundennummer des Rechnungsempfängers auslesen: dies ist eine spezielle Funktion beim Import von ebInterface XML-Rechnungen. Dies kann genutzt werden, um später in der FIBU auf Basis dieser GLN-Nummer Buchungsvorschläge zu generieren.

• Scannordner / Verzeichnis in neuen Registerkarten öffnen: Mit dieser Option kann der Scanordner / Verzeichnis in eine neue Registerkarte geöffnet werden. Hierbei kann die Registerkarte auf eine andere Postion gewechselt werden oder auf einen weiteren Bildschirm.

• Belege nach Drag&Drop in Ansicht "Belege hinzufügen" aus Ursprungsordner löschen: Mit dieser Option werden die Belege automatisch aus dem Ursprungsordner gelöscht, nachdem sie mittels Drag&Drop verschoben wurden.